Unidad de Trámite Documentario y Archivo

SANDRA EDITH ZEVALLOS FAUSTINO

Encargado de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo
Correo municipal: sandra.zevallos@muniantioquia.gob.pe

Celular Nro: 900009000

La Unidad de Tramite Documentario y Archivo es la encargada de administrar la mesa de partes, orientar a los ciudadanos en materia de trámites administrativos de la Municipalidad de Antioquia. Está a cargo de un Servidor Público que depende funcional y administrativamente de la Secretaría General.

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Sus funciones son las siguientes:

  1. Elaborar y ejecutar el Plan Operativo Institucional correspondiente a la Unidad Orgánica, disponiendo eficiente y eficazmente de los recursos económicos, materiales y equipos asignados.
  2. Organizar mecanismos de archivo y conservación de los documentos.
  3. Controlar el flujo y ubicación de los documentos dentro de la Municipalidad, a fin de lograr su pronta ubicación y resguardo.
  4. Proponer las políticas sobre tramitación documentaría y archivista a seguir en la Municipalidad.
  5. Supervisar y controlar los antecedentes correspondientes a los expedientes concluidos o declarados en abandono sean remitidos por las Unidades Orgánicas de Transformación Documentaria, para ser derivadas al Archivo Central de la Municipalidad.
  6. Orientar e informar a los usuarios sobre el estado de sus expedientes etapa, área de proceso y fecha probable de término según los plazos establecidos en el TUPA.
  7. Distribuir oportunamente los documentos y expedientes que ingresan a la Municipalidad, de acuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo General y demás normas establecidas al respecto.
  8. Controlar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el sistema de gestión documentaria municipal, ejerciendo la supervisión correspondiente.
  9. Proponer la relación de documentos del archivo que deben darse de baja con periodo de vencimiento legal.
  1. Elaborar las Estadísticas del Sistema de Gestión Documentaria Municipal remitiendo los reportes de forma mensual.
  2. Recepcionar, clasificar, registrar, codificar, supervisar y evaluar el proceso y seguimiento de la conservación de la documentación que forman parte del archivo central de la Municipalidad.
  3. Asegurar que los expedientes que son de procedimientos de mayor complejidad y requisitos técnicos se consigne la información correcta desde su ingreso.
  4. Emitir los reportes sobre la documentación que ingresa, egresa y aquella que se encuentra en proceso; expedientes incompletos o por regularizar dentro del plazo establecido, y expedientes declarados en abandono.
  5. Dar trámite oportuno a la búsqueda de los expedientes solicitados por los usuarios, verificando el correcto cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA).
  6. Adopta las medidas que sean necesarias para la seguridad y conservación de la documentación que ingresa, para su adecuado archivo en concordancia con la Ley Orgánica de Municipalidades.
  7. Lleva los registros del acervo documentario en forma mecánica o informatizada.
  8. Proponer, impulsar e implementar las mejoras e innovaciones en los procesos, procedimientos y normatividad del área a su cargo.
  1. Cumplir con las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones y las asignadas por la Oficina de Secretaria General.
  2. Sistematizar, clasificar y organizar el archivo central de los documentos oficiales.
  3. Custodiar la documentación y su sistema de archivo central, evitando su perdida y/o deterioro.
  4. Mantener el acervo documentario de la Municipalidad en forma ordenada, clasificada y codificada.
  5. Efectuar la búsqueda de los documentos en el archivo central, a quienes tramitan su certificación o constancia fe datada.
  6. Administrar el sistema de archivo central de la Municipalidad.
  7. Otorgar certificación o constancia de los documentos que archiva del Municipio.
  8. Centralizar toda la documentación de la Municipalidad, el Manual de Procedimientos Administrativos y Cuadro de Rotación de Documentación.
  9. Evaluación y eliminación de documentos coordinando con el Comité Evaluador.
  10. Otras funciones afines que le sean asignadas.